boek over balans werk - prive ("kwali-tijd")

"De werkgever is verantwoordelijk voor balans tussen werk en privé"
Zoon van afwezige vader op zoek naar kwali-tijd

Bron: www.managementboek.nl geschreven door: Annegreet van Bergen. Dit artikel is ongewijzigd overgenomen.

De Belg Steven Poelmans is organisatiepsycholoog en als hoogleraar verbonden aan de prestigieuze IESE Business School in Barcelona. Vooral de combinatie werk-privé heeft zijn aandacht. Niet voor niets. Wanneer hij tegenwoordig jonge, ambitieuze MBA-ers naar hun prioriteiten vraagt, staat een ‘goede balans’ samen met een ‘uitdagende baan’ boven aan hun verlanglijstje. Hij schreef een boek: ‘Kwalitijd - zo kom je tot een beter evenwicht tussen werk & privé’.

Of ze willen of niet, bedrijven zullen volgens hem oplossingen moeten bieden waardoor medewerkers hun werk met hun privé-leven kunnen combineren. Aan zijn studenten (jong en ambitieus, met minstens vier jaar werkervaring die hun MBA willen halen) vraagt hij jaarlijks naar hun prioriteiten. Een ‘goede balans’ wordt steeds belangrijker. Inmiddels staat die wens, samen met een ‘uitdagende baan’, boven aan hun verlanglijstje.

Uit divers onderzoek blijkt dat mooie regelingen alleen niet voldoende zijn. "Sommige bedrijven hebben op papier prachtige voorzieningen. Flexibele werktijden, telewerken, tijdelijk deeltijdwerk, de mogelijkheid van een sabbatsverlof. Noem maar op. Maar een officiële bedrijfspolitiek alléén is niet voldoende. Want wat heb je aan mooie regelingen wanneer het management op het moment dat jij van die officiële voorzieningen gebruik maakt, je het idee geeft dat jij je werk niet meer serieus neemt? Pas wanneer het management de formele initiatieven dráágt en je niet meer met de nek aan kijkt wanneer jij ze benut, wordt de combinatie werk-privé makkelijker. Anders zijn de officiële initiatieven slechts een loos gebaar."

Experiment
Cultuur kan hardnekkig zijn. Soms gebeuren er dingen, maar wáarom ze gebeuren is onduidelijk. Om te laten zien hoe zoiets gaat, verwijst Steven Poelmans naar een beroemd experiment dat werd uitgevoerd met apen in een kooi.

Eerst werd er één aap in de kooi gezet. In de kooi stond een ladder en bovenaan die ladder hing een banaan. De aap klom op de ladder en pakte hem. De banaan bleek echter een soort douchekraan te zijn: op het moment dat de aap de banaan beetgreep, werd de kooi nat gesproeid. Later kwam er een tweede aap in de kooi. Ook deze aap wilde de ladder opklimmen richting banaan. Maar de eerste aap, het natte pak nog vers in zijn geheugen, gaf de tweede op zijn donder en verhinderde dat hij de banaan pakte. Toen een derde aap aan het gezelschap werd toegevoegd, kreeg ook hij op zijn donder zodra hij probeerde de banaan te pakken. Op een zeker moment werd de eerste aap uit de kooi gehaald. Er was dus geen enkele aap meer die zelf was natgeregend, maar toch beletten de andere apen nieuwelingen de ladder op te klimmen en de banaan te pakken.

Vraag uit de markt
Poelmans: "Dit illustreert hoe cultuur wordt doorgegeven. Op een vergelijkbare manier heeft het idee postgevat dat managers, professionals en kantoormensen hun werk alleen goed kunnen doen wanneer ze totaal beschikbaar zijn voor hun werk. Ze moeten dag en nacht werken. Tijd voor zichzelf, hun gezin of partner hebben ze niet. Waarom? Omdat de huidige, traditioneel levende toplieden dat ook niet hebben gehad. De topman eist van zijn medewerkers precies hetzelfde, alleen omdat hij destijds zelf op zijn donder heeft gekregen toen hij eens niet voor de volle honderd procent beschikbaar was."

Op de vraag hoe hij in dit onderwerp verzeild is geraakt, antwoordt Poelmans: "Het was een vraag uit de markt. Ik werkte aan de Vlerick Leuven Gent School voor Management, toen er daar een kleine tien jaar geleden een onderzoeksopdracht binnenkwam van Vacature, een bijlage met personeelsadvertenties bij verschillende Vlaamse kranten. Personeelsfunctionarissen wilden dat er werd gezocht naar oplossingen voor de combinatie werk en privé-leven. Want in de praktijk werden zij er in toenemende mate mee geconfronteerd dat dat een probleem was."

"Bovendien sprak het onderwerp mij, als zoon van een afwezige vader, persoonlijk aan. Mijn vader was een druk man, hij reisde veel voor zaken en was weinig aanwezig. Ik heb als eerste persoon ervaren hoe schrijnend dat is. Temeer daar mijn ouders, mede als gevolg van zijn voortdurende afwezigheid, zijn gescheiden. Overal om me heen zag ik het risico dat werk al onze tijd kan opslorpen. Wat is de psychologie van dit fenomeen? Wat is de dynamiek? Dat wilde ik doorgronden. Ik werd extra gestimuleerd door een opmerking van een collega, die zei dat dit een probleem zonder oplossing is. Dat werkte bij mij als een rode lap op een stier."

Complex probleem
Naarmate Poelmans zich verder in het fenomeen heeft verdiept, dringt de gecompliceerdheid ervan steeds meer tot hem door. Poelmans: "Ik begrijp die opmerking steeds beter en realiseer me dat algemene oplossingen moeilijk te vinden zijn. Het is een complex probleem. Het heeft met vele factoren te maken: met het individu, met de manier waarop partners met elkaar omgaan, met de interactie met sociale normen, met de bedrijfscultuur, met de sociaal-culturele voorzieningen in een land, etcetera."

Wonen en werken in Spanje is voor hem extra interessant. Want zeker voor Catalonië is het beeld achterhaald van ontspannen mensen die zaken makkelijk voor zich uit schuiven naar de dag van morgen (‘Mañana, mañana’). De arbeidsmoraal van de Catalanen is vergelijkbaar met die van Vlamingen en Nederlanders: nuchter en efficiënt. Bovendien is Spanje in korte tijd veranderd van een ontwikkelingsland in een ontwikkeld land. Maar de siësta, de middagpauze van twee tot vier uur, is in zekere zin blijven bestaan. Met dien verstande dat managers hem gebruiken voor zakenlunches of dat kleine zelfstandigen in die tijd hun administratie doen. Er worden klusjes gedaan, van rust in de siësta is geen sprake meer. Daardoor worden werkdagen extreem lang. Mensen gaan ’s ochtends tussen half acht en negen naar hun werk en komen pas ’s avonds tussen acht en negen uur thuis. Dan moeten ze zich haasten om het avondeten klaar te maken. Voor de tussentijd moeten ze oppas regelen voor hun kinderen, want de scholen gaan wel om vier of vijf uur ’s middags uit. Buitenschoolse opvang is er nauwelijks, deeltijdwerk bestaat amper.

Poelmans: "Er komen steeds meer tweeverdieners, maar de combinatie werk-privé is in Spanje extra pijnlijk. Er zijn weinig voorzieningen. Klachten over stress en burn-out worden steeds talrijker. Voor mij is Catalonië een interessant, natuurlijk laboratorium." Poelmans houdt zich bezig met een groot Europees onderzoek naar de combinatie werk-privé. "Uit dat onderzoek dat in twintig verschillende landen is gedaan blijkt dat de Spanjaarden het langst werken."

Opendeurpolitiek
Cultuurveranderingen zijn noodzakelijk om te komen tot ondersteunend management. Maar het verhaal van de apen, de banaan en de douche geeft aan hoe hardnekkig cultuur kan zijn. Toch heeft Poelmans optimistisch stemmende voorbeelden: doorbraken die werden bewerkstelligd door participerende onderzoekers. Zij stelden vanzelfsprekendheden ter discussie.

Zo was het bij een uitzendbureau gebruikelijk dat alle medewerkers te allen tijde open stonden voor overleg met collega’s: de zogeheten opendeurpolitiek. Echter, voortdurend in werkzaamheden onderbroken worden en daarna de draad weer oppakken kost extra tijd en energie. Dit had tot gevolg dat de meeste mensen ’s avonds tussen zes en acht uur nog op kantoor zaten om administratieve zaken af te handelen waaraan ze overdag niet toe waren gekomen.

Poelmans stelde toen voor bepaalde werkuren ‘heilig’ te verklaren: in die perioden mochten de collega’s elkaar niet storen. Ook werd vastgesteld voor welke uitzonderingen men een collega tijdens die uren wél mocht onderbreken. Sedertdien kunnen medewerkers delen van de dag ononderbroken werken. Daardoor schieten ze zo op, dat ze om zes uur naar huis kunnen.

"Veel managers schuiven het probleem van de balans werk-privé van zich af en zeggen dat ze zich niet willen inlaten met het privé-leven van hun medewerkers", constateert Poelmans. Maar volgens hem doen ze dat al door het werk niet voldoende te stroomlijnen en niet goed te organiseren. "Wanneer een partner voortdurend met zijn werk bezig is, haakt het thuisfront op een gegeven moment af. In plaats van een luisterend oor te bieden, zegt de ander: ‘Je lost het zelf maar op.’ Bedrijven zagen aan de poten onder hun eigen stoel. Uit diverse onderzoeken blijkt telkens dat de partner thuis de belangrijkste buffer is tegen stress op het werk. Als de partner mentaal afscheid neemt, komt de medewerker dus helemaal alleen te staan. Wat zijn functioneren - zeker op lange termijn - niet ten goede komt."

Bewustwording
Het boek dat Poelmans schreef, ‘Kwalitijd - zo kom je tot een beter evenwicht tussen werk & privé’, is vooral bedoeld om managers en medewerkers bewust te laten worden van wat zij zélf kunnen doen om de balans te verbeteren. "Ik leun daarbij op principes van klassiek time management", zegt Poelmans, "maar ik ga verder." Hij vergelijkt klassiek time management met het maken van een mozaïek: "Daarbij zorg je ervoor dat de stukjes zo mooi mogelijk in elkaar passen en dat je storende randjes wegsnijdt. Vervolgens stel ik de vraag hoe je in die verschillende tijdsfragmenten de kwaliteit kunt verhogen. Hoe creëer je daar diepte in?"

Belangrijk daarvoor is dat mensen een notie hebben van wat hun levensbestemming, hun doelstellingen en prioriteiten zijn. Poelmans vergelijkt het met boodschappenlijstjes. "Als je naar de supermarkt gaat en van tevoren een boodschappenlijstje hebt gemaakt, is de kans groter dat je niet méér tijd in de supermarkt doorbrengt dan je nodig hebt om te vinden wat er op het lijstje staat of dat je met iets anders zult thuiskomen. De supermarkt is een uitstekende metafoor voor het leven. We worden voortdurend bestookt met signalen die proberen onze aandacht te trekken. Als we de weg van de minste weerstand kiezen en gedreven door honger deze signalen volgen, is de kans groot dat we van de het ene pad tussen de schappen naar het andere zwerven, zonder de spullen te vinden waarvoor we kwamen. In de supermarkt des levens is het van wezenlijk belang om onze aandacht te richten op onze levensbestemming, doelstellingen en prioriteiten. Als we dat niet doen, is het gevaar groot dat we niet zullen leven, maar geleefd wórden."

Wie voor zichzelf heeft vastgesteld aan welke activiteiten en aan welke mensen hij zijn tijd wil besteden, zal niet zo gauw dingen halfslachtig doen. Halfslachtigheid is volgens Poelmans fnuikend voor de kwaliteit van tijd. En dus voor de kwaliteit van leven en werken. "Veel medewerkers vinden dat hun managers niet goed kunnen luisteren. Ze hebben te veel aan hun kop en richten hun aandacht onvoldoende op hun medewerker", stelt Poelmans vast.

Hij pleit voor een bewust proces bij de manager om zich beter te concentreren. "Dat doe je door voor jezelf vast te stellen wat jouw rol als manager is, wat jouw taken en verantwoordelijkheden binnen het bedrijf zijn. Hoe past die medewerker daarbinnen? Als je daarna tijd aan iemand schenkt, doe je dat niet halfhartig, maar met de volle honderd procent van je aandacht."

De boodschap van ‘Kwalitijd’ laat zich volgens Poelmans het beste samenvatten als: "Koppelen en ont-koppelen. Of in het Engels: Connect en disconnect. Laat niet alle activiteiten in elkaar overspoelen, maar sluit dingen bewust af voordat je aan een nieuwe activiteit begint."

Relaxatie
Als geen ander is Poelmans zich ervan bewust dat dit lastig is in een wereld vol prikkels. Zeker wanneer je van nature druk bent en van een hoog tempo houdt (het zogenaamde type A). Zo is hij ook. Toch kun je jezelf in zekere zin veranderen, heeft hij ontdekt. "Het is een deel van ons levensdoel om je niet bij de beperkingen van je persoonlijkheid neer te leggen", vindt hij. "Ik heb geobserveerd hoe mensen van het type B zich gedragen en dat heb ik toegepast in mijn eigen leven. Ik heb mijn huidige manier van leven en werken ook moeten bevechten."

Poelmans: "Het mooiste wat mij is aangeboden is relaxatie, een vrij eenvoudige techniek om me te ontspannen. Dankzij de ontspanning kan ik me vervolgens goed concentreren op hetgeen ik doe. Die relaxatie behelst dat ik me eerst op mijn eigen lichaam concentreer. Bij voorkeur op de ademhaling, omdat dat de enige functie van het parasympathische systeem is dat we onder bewuste controle hebben. Daarna verdiep ik die ontspanning. En in de derde stap denk ik aan mooie beelden. In mijn geval is dat wat ik zie tijdens het diepzeeduiken. Dit is zo’n krachtige techniek dat ik tegenwoordig alleen maar aan die diepzeebeelden hoef te denken om te ontspannen. Zoiets wordt ook wel een ‘power nap’ genoemd. Meer bepaald is dit een term en techniek voorgesteld door Theo Compernolle in ‘Stress: Vriend en Vijand’."

In elk geval voor zijn eigen leven heeft de bestudering van het fenomeen Kwalitijd vruchten afgeworpen. "Als ik thuis ben, werk ik niet. Als ik thuis ben, ben ik er voor mijn gezin. Dat gaat zo aandachtig, dat ik niet thuis bij het gezin moet zijn, wil mijn vrouw me echt voor zichzelf hebben. Dus gaan wij regelmatig een weekeind samen op stap, om aandacht aan elkaar te geven en kwalitijd in onze relatie te beleven."

Clienten van Van Hemert kunnen dit boek via Van Hemert lenen en lezen.